Demirbaş Yönetim Sistemi ( Yazılımı )
1. Sistemin Amacı
Sistemin temel amacı, firma bünyesinde bulunan demirbaşların tanımlanması ve takip edilmesini sağlanmaktır. Firmada bulunan taşınırların belirlenmesini, yazılım aracılığı ile tanımlanmasını ve etiketlenmesini, sayılarak kontrolünün sağlanması amaçlanmaktadır. Bunlara ek olarak istenilen kriterlerde rapor alınabilmekte ve geçmişte demirbaşın kimin zimmetinde olduğu tutulmaktadır.
Sistemde RF çalışan mobil barkod okuyucu terminallerle, PC ortamında çalışan modüller birbirine entegre olarak çalışmaktadır. Sistem 5 ana modülden oluşmaktadır.
• Tanımlama Modülü
• Raporlama Modulü
• Sayım Modulü
• Zimmetleme Modülü
• El Terminali Modülü
2. Sistemin Modülleri
2.1 Genel Özellikler
Sistem çok kullanıcılı olarak tasarlanmış olup Microsoft SQL Server veritabanı üzerinde çalışmaktadır. Kullanıcının isteği doğrultusunda “MS SQL Server Desktop Engine”, “Microsoft SQL Server 2000” veya “Microsoft SQL Server 2005” sürümlerini desteklemektedir. Microsoft’un ücretsiz olarak sağladığı “MS SQL Server Desktop Engine” üzerinde 4GB veri dosyası sınırlaması altında sorunsuz olarak çalışabilmektedir.
Sistem güvenliği yukarıda görülen kullanıcı şifre ekranı ile korunmaktadır. Her kullanıcıya her ekran için ilgili haklar verilebilmekte veya kısıtlama getirilebilmektedir.
Resmin büyük hali için üzerine tıklayınız.
2.1 Tanımlama Modülü
Taşınıra ait tanımlayıcı bilgilerin sisteme girildiği modüldür. Sistem devletin belirlediği resmi taşınabilir mal yönetmeliğine uygun olarak geliştirilmiştir. Sözkonusu yönetmelikte tanımlı bilgiler sisteme aktarılmış olarak kurulum yapılmaktadır. Kullanıcı istediği durumlarda bu yönetmeliği değiştirebilme ve geliştirebilme olanağına sahiptir.
Taşınır Kod Listesi Düzenleme ekranı ile yukarıda bahsedilen “Resmi Taşınabilir Mal Yönetmeliği”’ne ait tanımlar izlenebilmekte ayrıca istenilen değişiklik ve eklemeler yapılabilmektedir. Kullanıcı istediği durumda hazır gelen kodlama sisteminin yerine kendi kodlama sistemini oluşturabilme olanağına sahiptir. Ayrıca eğer varsa kendi kodlama sistemini belirtilen biçimde sağlandığı durumda otomatik olarak içeriye almakta mümkündür.
Taşınıra ait alım bilgileri, lokasyon bilgisi, cins ve özellikler, kalibrasyon bilgisi ve zimmet tanımlamaları yukarıdaki ekrandan yapılabilmektedir.
Bu tanımlamaları gerçekleştirebilmek için şirket, şube ve harcama birimi gibi bilgileri kullanıcıdan aşağıdaki ekranlar yardımı ile alınmaktadır.
Yine aşağıdaki ekran yardımıyla kuruluşun detaylı lokasyon bilgisi tanımlanmakta ve etiketlenebilmektedir. Bu etiketler el terminali tarafından okutularak lokasyon bilgisi terminal tarafından kolaylıkla tanımlanabilmektedir. Lokasyon şirket ve şube bilgileri dışında fiziksel olarak bina, kat ve zimmet alanı detayında açılabilmekte ve izlenebilmektedir. Bu kriterler her türlü rapor ve işlemde filtre olarak kullanılabilmektedir.
6 kırımlı detayda izlenebilen kodlama sistemi yanında taşınırlar ayrıca cinslerine göre de tanımlanabilmektedir. Aşağıdaki ekranda cins tanımı yapılabilmekte ayrıca her taşınır cinsi için istenilen sayıda ve isimde özellik yaratılabilmektedir. Bir taşınır için cins tanımı yapıldığında o cinse ait özellik bilgileri taşınır tanımlama ekranına gelmekte ve o taşınır için ilgili bilgiler ekrana girilebilmektedir.
İstenildiği kadar cins ve her cins için istenildiği kadar özellik yaratılabilmektedir. Bu da sisteme tanımlama ve sorgulama açısından esneklik ve kontrol sağlamaktadır.
2.2 Raporlama Modülü
Pc tarafında çalışan bu modul; Cins, Marka, Alındığı Tarih, Garanti Bitiş Tarihi, Durum, Bina, Kat, zimmet, bağlı olduğu harcama birimi kriterlerine bağlı olarak kullanıcının seçtiği alanlara göre alınabilinen raporlardır.
Taşınır Kesin Hesap icmal cetveli raporunda, seçilen hesapkoduna ve yıla bağlı olarak, Düzey1 bazında gruplayıp geçen yıldan devreden taşınırların tutarı, yıl içerisinde alınan taşınırların tutarı, toplam tutar, yıl içerisinde hek işlemine tabi olan taşınırların tutarı ve gelecek yıla devreden tutar listelenebilmektedir.
Gelen Rapor yardımı ile kullanıcının istediği kriterlere bağlı olarak, istenen bilgilerin dökümünü alınabilir.
2.3 Sayım Modülü
Bu modülde otomatik bir sayım numarası verilerek sayımı yapılan demirbaşların sözkonusu sayım numarası altında sisteme kaydedilir. Sayım esnasında var olan demirbaşların var olup olmadıkları, lokasyonları ve son durumları kaydedilir ardından el terminali haberleşme durumuna göre pc tarafındaki veritabanına aktarılır. Sistemin RF veya Batch çalışmasına göre bu işlem online ve offline olarak gerçekleşir.
Sistemin güvenliği için, el terminali ile sayımı gerçekleştirecek kullanıcının şifresini girmesi gerekmektedir. Kullanıcı adı ve şifre ile belirtilen ip ve port numarası üzerinden servera bağlanılacaktır.
Kullanının yetkilerine bağlı olarak yapabileceği işlemler yukarıdaki ekranda gösterilmektedir.
Sayıma öncelikle zimmet alanına ait barkod etiketinin okutulması ile başlanılmaktadır. Zimmet alanın okutulmasından sonra, taşınırlara ait barkodlar okutulur. Her okutulan taşınır barkodu ile o taşınara ait taşınır sicil no, taşınırın cinsi, zimmetli personel, zimmetlenen tarih bilgileri ekrana gelmektedir.
Detay tuşuna basarak, sayımı yapılmış taşınırların listesi gelmektedir. İstenildiğinde taşınır bu listeden cıkarılabilmektedir.
Online olarak yapılan aktarma işlemi seçildiğinde yukarıda ekran gelmektedir. Kullanıcının yapmış olduğu sayımı servera aktarmak veya serverdan taşınır, personel, lokasyon, kullanıcı bilgilerini terminale aktarılmasını sağlamaktadır.
2.5 Zimmet, Durum ve Yer Değişikliği Modülü
Demirbaşın zimmet, durum ve yer değişikliğinin yapıldığı modüldür. Bu modülde demirbaşın tarihçesi tutulmaktadır. Demirbaşın daha önce kimlere, ne zaman, hangi durumda zimmetlendiğini ve yapılmış yer değişiklikleri bu modülde bulunan raporlar aracılığı kontrol edebilmektedir.
Yer değişikliği ve zimmet değişikliği yapılabilmesi için değişik kriterlerde listeleme yapılabilmektedir. Bu listelemenin sonucunda ise zimmet fişi oluşturulmaktadır.
Oluşturulan zimmet fişi dökümünde de olduğu gibi bütün döküm ekranlarında oluşturulan raporlar aşağıdaki ekrandan görüldüğü gibi ön izleme yapılabilmekte, istenilen ayarlar yapılabilmekte ve istenilen ağ yazıcısından yazdırılabilmektedir. Ayrıca tüm raporlar excel ve html formatlarında dış ortama aktarılabilmektedir.
 
|
